Mehr Homeoffice - nicht nur in Corona Zeiten

Nicht erst seit Covid-19 hat das Homeoffice einen deutlichen Zulauf. Laut einer Umfrage bieten mittlerweile rund 60 % der Unternehmen ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause an, mehr als 60 % der Deutschen befürworten einen gesetzlichen Anspruch auf das Homeoffice. Die Arbeit im häuslichen Arbeitszimmer beinhaltet jedoch mehr als einen Laptop auf dem Küchentisch – es gibt Verschiedenes zu beachten. Alles Wichtige rund ums Homeoffice finden Sie in folgendem Artikel:

Inhaltsverzeichnis:

  • Ausstattung des Homeoffice
  • Der Arbeitsvertrag fürs Homeoffice
  • Steuerliches rund ums Homeoffice
  • Arbeitsschutz und Unfallversicherung
  • Das Homeoffice - Vorzüge und Nachteile im Überblick

Ausstattung des Homeoffice

Auch der Arbeitsplatz zu Hause sollte natürlich so ausgestattet sein, dass konzentriertes und effektives Arbeiten gut umsetzbar ist. Selbständige sind völlig frei in der Wahl ihrer Ausstattung – sowohl was Schreibtisch und Bürostuhl betrifft, als auch hinsichtlich der genutzten Technik. Für Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, gelten verschiedene Regelungen, die vom Arbeitgeber umgesetzt werden müssen.

Die Ausstattung des häuslichen Büros muss vom Arbeitgeber gestellt werden, andernfalls hat der Arbeitnehmer einen Erstattungsanspruch für die Arbeitsmittel und die Büroeinrichtung selbst, ebenso muss der Chef die Strom-, Heiz- und Mietkosten für das Homeoffice übernehmen. Meist erfolgt die Abrechnung pauschal prozentual der Wohnfläche.

Das optimale Homeoffice entspricht in seiner Einrichtung und Ausstattung der eines Büros in der Firma. Obligatorisch sind ein Schreibtisch, sowie ein ergonomischer Bürostuhl, ausreichend Schränke oder Regale zur Aufbewahrung von Unterlagen und Arbeitsmittel, sowie ein PC samt Drucker und weiteren nötigen Peripheriegeräten. Für die Verbindung mit dem Büro, der „Außenwelt“ sowie für den Kundenkontakt werden Telefon und Internet benötigt.

Der Arbeitsvertrag fürs Homeoffice

Die Arbeit im Homeoffice wird zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt. Idealerweise erfolgt dies schriftlich. Die Vereinbarung sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:

  • Ausstattung des Arbeitszimmers mit Auflistung der gestellten Arbeitsmittel
  • Festlegung der Arbeitszeit und deren Nachweis
  • Datenschutzklausel

Wenn nicht anders vereinbart, kann die Betriebsvereinbarung fürs Homeoffice vom Arbeitgeber jederzeit widerrufen werden (Direktionsrecht).

Steuerliches rund ums Homeoffice

Wer als Selbständiger oder Angestellter im Homeoffice arbeitet, für den ändert sich auch steuerlich so einiges – und das nicht ausschließlich zum Vorteil:

Entfernungspauschalen entfallen

Wer regelmäßig zwischen Arbeitsstätte und Wohnung pendelt, kann die Fahrtkosten in Höhe von 0,30 Euro für die einfache Fahrstrecke bis zu einer Höhe von 4.500 Euro jährlich als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Das verwendete Verkehrsmittel spielt bei der Nutzung der Entfernungspauschale keine Rolle. Entfallen diese Fahrten, wirkt sich das auch steuerlich aus. Betroffen sind vor allem Arbeitnehmer, die den öffentlichen Personennahverkehr nutzen und eine Jahreskarte oder ein Abo beim Verkehrsversorger haben.
Wer bislang mit dem Auto zur Arbeit gefahren ist, kommt besser weg, denn dem Wegfall der Steuervorteile stehen Einsparungen für den Kraftstoff und bei der Abnutzung des Fahrzeugs gegenüber.

Das häusliche Arbeitszimmer

Das Büro zu Hause kann steuerlich berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird und der Raum innerhalb der Wohnung weitgehend für berufliche Zwecke genutzt wird. Ist dies der Fall, können alle Kosten bis zu einer Höhe von 1.250 Euro pro Jahr steuerlich berücksichtigt werden.
Darüber hinaus sind Büromaterialien und Büroausstattungen als Betriebsausgaben (für Selbständige) oder als Werbungskosten nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG (für Arbeitnehmer) vollständig absetzbar, soweit die Kosten nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Die folgende Tabelle zeigt, in welcher Form das häusliche Arbeitszimmer bei der Steuererklärung berücksichtigt werden kann:

Kostenfaktor Steuerliche Berücksichtigung
Ausstattung des Arbeitszimmers In voller Höhe
Renovierung des Arbeitszimmers In voller Höhe
Nachträgliche Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers In voller Höhe
Wohnungsmiete Anteilig in % der gesamten Wohnfläche
Nebenkosten wie Strom, Heizung oder Müllgebühren Anteilig in % der gesamten Wohnfläche
Nebenkosten wie Strom, Heizung oder Müllgebühren Anteilig in % der gesamten Wohnfläche
Telefon/ Internet Aufgeschlüsselt nach privater und geschäftlicher Nutzung

Nicht absetzbar ist eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer. In diesem Fall können nur die Kosten für die Ausstattung steuermindernd berücksichtigt werden. Dabei ist zu beachten, dass Anschaffungen mit einem Preis von mehr als 800 Euro über mehrere Jahre abgeschrieben (AfA) werden müssen. Die jeweilige Abschreibungsdauer ist vom Gesetzgeber festgelegt.

Tipp:

Teilen sich mehrere Personen ein häusliches Arbeitszimmer, kann jeder von ihnen seine Aufwendungen steuerlich geltend machen.

 

Spezialfall Vermietung

Vermieten Arbeitnehmer ihr häusliches Arbeitszimmer an den Chef bzw. die Firma, wird diese Situation steuerlich auf zwei Arten beurteilt:

Überwiegen die Vorteile für den Arbeitnehmer, zum Beispiel weil er sich Fahrten in die Firma erspart, gelten die Mieteinnahmen als Arbeitslohn und müssen entsprechend versteuert werden.
Überwiegen die Vorteile für den Arbeitgeber, zum Beispiel weil im Betrieb ein Arbeitszimmer frei wird, werden die Mieteinnahmen als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gezählt

Corona-bedingt hat der Gesetzgeber eine steuerfreie Homeoffice Pauschale von insgesamt 600 Euro im Kalenderjahr eingeführt – umgerechnet 5 Euro täglich. Details hier.

Arbeitsschutz und Unfallversicherung

Der Arbeitgeber muss seine arbeitsschutzrechtlichen Pflichten auch für Mitarbeiter im Homeoffice erfüllen und dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz für den dauerhaften Aufenthalt geeignet ist sowie die gesetzlichen Arbeitsplatzanforderungen erfüllt. Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und wenn nötig, Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Die gesetzliche Unfallversicherung greift im Homeoffice nur unter bestimmten Voraussetzungen. Erleidet ein Arbeitnehmer auf dem Weg vom häuslichen Büro zur Toilette einen Unfall, springt die gesetzliche Unfallversicherung nicht ein, da es sich dann um einen privaten Unfall handelt.
Tipp: Grundsätzlich haftet die gesetzliche Unfallversicherung nur für Unfälle, die direkt im häuslichen Büro passieren, weiterhin muss währenddessen eine berufsbezogene Tätigkeit ausgeübt worden sein.

Die Sache mit dem Datenschutz

Auch im Homeoffice müssen die gesetzlichen Datenschutzvorschriften umgesetzt werden. Beim Arbeitnehmer ist der Arbeitgeber zuständig – er muss die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen. Wer im Homeoffice arbeitet, muss weiterhin durch Schutzmaßnahmen verhindern, dass unberechtigte Personen auf personenbezogene Daten zugreifen können, zum Beispiel durch ein abschließbares Zimmer und die Vergabe von Passwörtern.

Muss der Vermieter dem Homeoffice zustimmen?

Wer zur Miete wohnt, darf ein Homeoffice auch ohne Zustimmung oder Erlaubnis des Vermieters einrichten und nutzen, solange dadurch nicht übermäßiger Kundenverkehr oder eine außergewöhnliche Lärmbelästigung entsteht. Entscheidend dabei ist, dass durch den häuslichen Arbeitsplatz der Wohncharakter der Mietwohnung, bzw. des Mietshauses nicht beeinträchtigt wird.

Das Homeoffice – Vorzüge und Nachteile im Überblick

Kein Licht ohne Schatten – das gilt auch fürs Homeoffice. Den vielen Vorteilen, die das Arbeiten vom häuslichen Schreibtisch aus bietet, stehen auch einige Nachteile gegenüber:

Vorteile Nachteile
Keine Anfahrtswege – Arbeiten im Homeoffice spart Zeit und Nerven, denn der Arbeitsplatz ist nur eine Tür weit entfernt. Soziale Kontakte fehlen – Wer im Homeoffice arbeitet hat zwar seine Ruhe, ist manchmal aber auch ganz schön allein, denn der tägliche Austausch am Kopierer oder in der Kantine entfallen.
Flexible Zeiteinteilung – Im Homeoffice ist es ein Leichtes, zwischendurch die Tochter zum Reiten zu fahren oder vormittags einen Arzttermin zu nutzen. Viel Ablenkung – Das weinende Kind, die Post oder der Nachbar, der mal eben spontan vorbeikommt, können den Arbeitsablauf und die Effektivität empfindlich stören.
Entspanntes Arbeiten – Weder Kollegen noch der Chef unterbrechen die Konzentration beim Arbeiten durch Besuche oder eilige Aufgaben. Motivationslöcher – Die soziale Kontrolle durch die Kollegen fehlt und es ist oft schwer, sich zum Arbeiten zu motivieren.
Kosten sparen – Fahrtkosten, aber auch Kleidungs- und Reinigungskosten oder das Kantinenessen können eingespart werden. Vorurteile – der Arbeit im Homeoffice hängt in Deutschland immer noch ein negatives Image an, Leistung und Engagement werden häufig angezweifelt.
  Fehlender Zugang zu Akten und anderen Arbeitsmitteln kann die Arbeit beeinträchtigen.

Immobilie und Scheidung: Eine unangenehme Konstellation mit Lösungspotenzial!

Die Vermischung Privat- und Berufsleben, bzw. deren konsequente Trennung, stellt für viele Menschen im Homeoffice eine der größten Herausforderungen dar. Da ist schon einiges an Disziplin und Struktur nötig, um sich abzugrenzen und das Leben konsequent in Arbeit und Privates aufzuteilen.

 

Anmerkung der Redaktion: Der Autor dieses Textes ist kein Steuerberater und auch kein Rechtsanwalt, sondern Wirtschafts- und Finanzjournalist. Finanzjournalisten ist rechts- und steuerberatende Tätigkeit per Gesetz untersagt. Der Text dient lediglich der Information von Steuerzahlern und (angehenden) Bauherren oder Immobilienkäufern. Eine Beratung oder gar konkrete Empfehlungen enthält der Text nicht. Diese sind auch nicht beabsichtigt. Obwohl die für den Text verwendeten Quellen als zuverlässig gelten, wird keine Garantie für die Richtigkeit übernommen. Die Ausführungen und Erklärung können und sollen das Gespräch mit einem Steuerberater und/oder Rechtsanwalt nicht ersetzen.

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